Autónomos y empresarios tienen que adaptar los sistemas y programas informáticos de los procesos de facturación (denominados abreviadamente sistemas informáticos de facturación o SIF)  y adecuarse a la estandarización de formatos de los registros de facturación, según lo estipulado en el Real Decreto 1007/2023 que se aprobó a primero de diciembre de 2023. En otras palabras, tienen que adaptarse a la facturación electrónica como una medida más en la lucha antifraude fiscal y una forma de remitir datos para su comprobación a la Agencia Tributaria más ágil que generar “cultura del cumplimiento tributario”.

En un principio, la obligación se hacía vigente en julio de 2025, luego la aprobación a finales del pasado octubre de la Orden Ministerial que regula los Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU de facturación de empresarios y profesionales hizo que la Dirección General de Tributos abriese una consulta pública a primeros de noviembre en la que reconoce que hay un alto riesgo de que la demanda de soporte técnico que dicha orden ministerial implica sea tan elevada que justifica la necesidad del “establecimiento de un plazo escalonado de entrada en vigor diferenciado entre personas físicas y jurídicas”.

Finalmente, a primeros de diciembre, el Gobierno ha aprobado un Real Decreto-Ley por el que prórroga en un año la obligación de usar el sistema de facturación electrónica. El propio decreto ley argumenta que vuelven a ampliar ese plazo por dos razones: para la adecuación de los sistemas informáticos y para “garantizar una implantación ordenada y homogénea en el conjunto del tejido empresarial”.

Nuevos plazos para adaptarse a la factura electrónica

Si con los anteriores cambios las sociedades jurídicas –empresas–tenian hasta el 1 de enero de 2026 para comprar un nuevo programa de facturación o actualizar el que ya tienen a la nueva normativa, y los autónomos persona física –el resto de afectados–, tenian siete meses más, hasta el próximo 1 de julio de 2026. Ahora, todo se retrasa un año más. Así quedan los nuevos plazos: quienes contribuyan al Impuesto de Sociedades (entidades jurídicas como empresas de cualquier tamaño o fundaciones y asociaciones, fondos de inversión…) tienen ahora hasta el 1 de enero, pero de 2027, para tener el sistema operativo. El resto de afectados, como autónomos individuales, hasta el 1 de julio de 2027.

Por su parte, el Registro de Economistas Asesores Fiscales (REAF) alerta de la falta de seguridad jurídica tras el aplazamiento normativo de VERI*FACTU. “La ampliación del plazo puede ofrecer un respiro para aquellas empresas que aún estaban en fase de adaptación, pero para la gran mayoría del tejido empresarial, esta prórroga supone reprogramar tareas, revisar inversiones tecnológicas y asumir costes adicionales derivados de ajustes de última hora”.

Condiciones de los sistemas de factura electrónica

Para el cumplimiento de las obligaciones previstas en el Reglamento aprobado por en diciembre de 2023, se admiten dos modalidades: VERI*FACTU (sistemas de emisión de facturas verificables) y sistemas de emisión de facturas no verificables (no remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria, sino que los almacena obligándose a garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad).

Además, la Administración Tributaria se comprometió a diseñar un aplicativo web de último recurso, que tendrá la condición de VERI*FACTU y lo pondrá a disposición de los empresarios que carezcan de un sistema de facturación.

El sistema informático de facturación VERI*FACTU deberá poder realizar cada una de las siguientes acciones:

1. Conectarse a Internet a fin de comunicarse con los servicios electrónicos que, para la remisión de la información, exponga la Agencia Estatal de Administración Tributaria en su sede electrónica.

2. Gestionar certificados electrónicos para autenticarse en la conexión con la Agencia Estatal de Administración Tributaria con la finalidad de remitir la información y, en su caso, generar la firma electrónica de los registros de facturación y de evento.

3. Remitir los registros de facturación, con la estructura, formato y codificación requeridos.

4. Recibir y procesar adecuadamente las respuestas generadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria ante los envíos realizados.

Las facturas que sean expedidas con sistemas informáticos de facturación (SIF) deberán incorporar un código QR tributario que facilite la comunicación a la Agencia Tributaria de ciertos datos de la misma.

Los sistemas informáticos (todos) deberán garantizar Integridad e inalterabilidad de los registros de facturación, así como la trazabilidad de los registros de facturación, para la que deben cumplir unos requisitos establecidos en dicha orden ministerial. Los sistemas informáticos también deben asegurar la conservación, accesibilidad y legibilidad de dichos registros de facturación.

La remisión inmediata a la Agencia Tributaria de los registros de facturación generados por los SIF VERI*FACTU contribuye decisivamente a cumplir con los requisitos antes descritos. Sin embargo, esto no ocurre en el caso de los sistemas de emisión de facturas no verificables, por lo que entonces es necesario adoptar una medida adicional de seguridad: registro de evento que grabe de forma inalterable aquellas circunstancias –y sus principales características– que puedan ayudar a conocer con posterioridad cualquier posible anomalía o alteración relacionada con alguno de los requisitos mencionados. En este enlace puedes ver qué tipos de registro de evento existen.

Estos sistemas deben generar, por cada 6 horas que hayan estado operativos y disponibles para su uso, al menos, un registro resumen de los eventos sucedidos desde que se generó el registro resumen de eventos anteriores y un registro resumen de eventos antes de cerrarse o apagarse.

La información con la que se generará la huella o «hash» que no es otra cosa que un algoritmo de cálculo de huella de una información que es única para la información de origen. Esta huella se basará en un subconjunto de datos del registro de facturación o de evento, según corresponda (sea alta, anulación, registro de evento), pero que tendrá alguno de estos elementos:

• NIF del emisor.

• Número de factura y serie.

• Fecha de expedición de la factura.

• Tipo de factura.

• Cuota total.

• Importe total.

• Huella del registro de facturación anterior.

• Fecha, hora y huso horario de generación del registro

• Identificador del productor del sistema informático.

• Identificador del sistema informático.

• Versión del sistema informático

• Número de instalaciones del sistema informático.

• NIF del obligado a emisión.

• Tipo de evento.

La firma electrónica de los registros de facturación deberá ser generada con una clave privada asociada a un certificado electrónico cualificado de firma electrónica en vigor y el tipo de firma utilizará  «XAdES Enveloped Signature» –en este enlace tienes más aclaraciones sobre el tipo de firma electrónica–.

La Agencia Tributaria ha publicado una lista de preguntas frecuentes sobre los Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU.

La aplicación gratuita de facturación de la AEAT

La Agencia Tributaria pone a disposición de autónomos, profesionales y empresas que emitan un número reducido de facturas al año –o cuyo proceso de facturación sea relativamente sencillo– una aplicación gratuita de facturación, accesible desde su web.

El proceso es sencillo:

Para utilizar la aplicación necesitarás un navegador web y alguno de los sistemas de identificación admitidos: Certificado electrónico admitido por la AEAT; DNI electrónico (DNIe) o Cl@ve Móvil.

Hay que tener en cuenta los sigueintes puntos:

• Solo puedes expedir facturas en nombre propio o a través de un apoderado autorizado.
• Todas las facturas deben incluir obligatoriamente un destinatario con sus datos completos.
• Las facturas y los registros generados solo pueden gestionarse desde esta aplicación.
• No es posible exportar registros para continuar con la facturación en otros sistemas informáticos de facturación (SIF). Pero, los registros de facturación generados desde la aplicación se podrán consultar en la Sede electrónica.

La Agencia Tributaria ha preparado una guía de usuario de esta aplicación de facturación para autónomos y pequeñas empresas y algunos vídeos explicativos.

Video: Cómo dar de alta de facturación

Video: Cómo consultar sobre consultas y gestiones de las facturas presentadas:

Sanciones por no adaptarse a la factura electrónica

La Ley Tributaria contempla sanciones de dos tipos:

• A la fabricación, producción y comercialización de sistemas informáticos que no cumplan con la normativa: una cuantía estipulada de 150.000 euros fijos por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas de este tipo de sistemas informáticos y por cada tipo distinto de estos que sea objeto de la infracción.

  Por otro lado, cuando no se certifiquen dichos sistemas informáticos estando obligados a ello, se sancionará con 1.000 euros por sistema informático comercializado sin dicha certificación.

• A la tenencia de sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido en la norma; cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados: el importe en estos casos es de 50.000 euros por cada ejercicio.