Si trabajas en una empresa seguramente tendrás que utilizar una hoja de Excel de vez en cuando. Es posible que sea incluso un requisito para algunos puestos. Pero son muchos los que sólo saben utilizar las características básicas del programa.
Por suerte MicrosoftTraining.net nos ofrece siete trucos esenciales que todos debemos conocer:
Aquellos que aspiren a una mejora salarial o a un ascenso deben convertirse en usuarios avanzados de Excel. De acuerdo a un informe de 2015, el 78% de los puestos de capacitación media requieren competencias informáticas,incluidas las ocupaciones más demandadas y mejor remuneradas. Y el 67% de estos puestos requiere conocimientos de Word y Excel. Asegúrate de que tu habilidad con Excel mejora tus perspectivas laborales en lugar de limitarlas.
1. Crear Gráficos
Si vas a presentar datos en una reunión, te compensa darles un toque profesional. La herramienta Gráficos Recomendados ofrece visualización básica, que ayudará a tu público a comprender la información que aportan los datos. Puedes dar una visión de conjunto colocando los gráficos en una sola hoja o diapositiva.
Introduce los datos en Excel con encabezados de columna y luego ve al menú “Insertar/chart/ (y selecciona la opción que prefieras)” o accede a través de la barra de opciones.
2. Formato Condicional
Con esta herramienta puedes resaltar fácilmente los datos de mayor interés. Si estás preparando un informe sobre eficacia de productos, por ejemplo, puedes formatear las celdas para que tengan el fondo rojo automáticamente si el valores inferior al 80%. Las opciones son infinitas y puedes modificar las reglas para que se adapten a tus parámetros.
Selecciona la celda y pincha en “Inicio/Formato Condicional/ (y selecciona la opción que prefieras)”
3. Análisis Rápido
Esta herramienta agiliza el proceso de trabajo con conjuntos de datos reducidos, ahorrando tiempo en la creación de tablas.
Tras seleccionar tus datos, puedes acceder a herramientas de formatos, tablas, gráficos, totales y mini gráficos desplegando el menú a través del icono que aparece abajo a la derecha.
4. Autocompletar
Mucha gente pasa esta herramienta por alto cuando en realidad puede ahorrar mucho tiempo. A veces no es necesario introducir datos manualmente fila tras fila, Autocompletar reconoce patrones en los datos y puede rellenar filas y columnas de forma automática.
Pincha en la esquina inferior derecha de una celda y arrastra columna abajo como en la imagen.
5. Power View
Como herramienta de visualización y exploración interactiva de datos, Power View puede cotejar y analizar amplios conjuntos de datos y crear informes interactivos, a la altura de cualquier presentación. Compatible con Powerpoint, es de una ayuda insuperable a la hora de presentar informes.
En Excel 2013, ira “Insertar/ Informes”
6. Tablas Dinámicas
Para algunos es la herramienta más potente de Excel y a la vez la que más intimida. Tablas Dinámicas te permite resumir rápidamente grandes cantidades de datos y tablas. Aun mejor,nada de esto requiere teclear una sola fórmula.
En la cinta de opciones ve a “Insertar/ Tablas dinámicas” y selecciona los datos. Selecciona tus campos en la mitad superior de la barra de la derecha. La parte inferior es la que se usa para generar la tabla.
7. BuscarV
Si estás trabajando en diferentes hojas y libros de Excel, Buscarv te permite cotejar datos y aunar esas hojas para crear informes y resúmenes. Ideal para los profesionales en ventas, puede extraer datos como descripción de artículos,precio, inventario, etc.
Accede a la fórmula Buscarv desde el menú Fórmulas e introduce la celda que contiene tu número de referencia. Después introduce el conjunto de celdas de las que extraer los datos, el número de columna del dato que necesitas y verdadero o falso.
Excel es posiblemente la herramienta informática de oficina más utilizada en el mundo y aun así muchos profesionales no manejan con soltura sus herramientas. Ya seas un principiante o un experto, Excel tiene las herramientas que necesitas para avanzar en tu carrera profesional.
