¿Qué gastos pueden o no deducirse los autónomos de cara a Hacienda? Compartimos cuáles son los gastos deducibles para los autónomos en su declaración de IRPF.
¿Qué es un gasto deducible?
Es aquel gasto que un autónomo puede restar de las ventas e ingresos para calcular el beneficio obtenido, que será la cifra por la que hay que tributar.
Requisitos para que sea un gasto deducible
Para tener la consideración fiscal de deducibles, los gastos tienen que cumplir unos requisitos, que podrás encontrar en el Manual de IRPF de la campaña de la renta de turno (aquí te enlazamos al manual de la Renta de 2023):
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Que esté vinculado a la actividad. Es decir, que sean propios de la actividad. Para el caso de actividad de temporada (restaurante), el importe del alquiler del local satisfecho en el período de tiempo en que la actividad está cerrada, dado su carácter estacional, debe considerarse que tiene correlación con el desarrollo de la actividad de restaurante, pues se efectúan con la intención de volver a reiniciar la actividad en la temporada siguiente.
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Que esté justificado con la correspondiente factura o recibo. Ahora bien, y sin perjuicio de lo anterior, la factura no constituye un medio de prueba privilegiado respecto de la existencia de las operaciones, por lo que una vez que la Administración cuestiona fundadamente su efectividad, corresponde al obligado tributario aportar pruebas sobre la realidad de las operaciones.
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Que esté contabilizado. Que se hallen registrados en la contabilidad o en los libros-registro que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.
Listado de gastos deducibles para los autónomos
La lista de gastos que se consideran deducibles ha sido y sigue siendo muy larga. Lo importante es que esté claramente vinculado a la actividad y no se pueda considerar como parte de la vida privada del autónomo o de una actividad que no sea la propia.
A continuación enumeramos algunos de los gastos que tienen la consideración de ser fiscalmente deducibles para los autónomos
1. Los consumos de explotaciónEsto es materias primas, material de oficina, combustibles, materias auxiliares, etc. Si a las compras de existencias del ejercicio le restamos las existencias al final del mismo tenemos los consumos de explotación deducibles. Eso sí, las compras tienen que tener como finalidad la obtención de ingresos; los bienes han de formar parte del activo y se han de incluir los gastos adicionales.
2. Los sueldos y salariosLos sueldos, pagas extraordinarias, retribuciones en especie (incluido el ingreso a cuenta que corresponda realizar por las mismas, siempre que no se haya repercutido a los perceptores), así como los premios son deducibles para el trabajador/a autónoma.
3. Las cuotas a la Seguridad SocialLas cotizaciones a la Seguridad Social del personal de la empresa son gastos deducibles.
4. Las indemnizacionesEsto son las cantidades que se entregan al personal para resarcirse de un daño o perjuicio, aunque estas puedan estar exentas de tributar para el perceptor (por ejemplo, la indemnización por despido.
Se incluyen aquí los gastos por desplazamiento en viajes, manutención, alojamiento por motivos de viaje de trabajo o los gastos de locomoción por desplazamientos a municipios distintos de su lugar de trabajo habitual (aunque resulten exentos del IRPF para el perceptor).
6. Las aportaciones a sistemas de previsión social en favor de las personas trabajadorasEsto es, las contribuciones a planes de pensiones o planes de previsión social
7. Otros gastos de personal
Gastos de formación del personal, tanto de carácter habitual como esporádico, primas por contratos de seguros sobre la vida, accidentes, enfermedad, etc., excepto las cuotas de la Seguridad Social y cualquier otro relacionado con el personal al servicio de la actividad que no pueda ser considerado como pura liberalidad.
8. Los arrendamientos y cánonesAlquileres, solares, gastos de asistencia técnica que estén ligados a la actividad de la empresa.
Hablamos de gastos de mantenimiento o de adaptación de los bienes materiales. Pero cuidado porque las variaciones que se realizan con el objetivo de ampliar o mejorar instalaciones quedan fuera de estos gastos deducibles del IRPF de los autónomos, ya que para Hacienda son inversiones que el desarrollo de la actividad que se deducirán por el mecanismo de la amortización en ejercicios sucesivos.
Debe incluirse dentro de este concepto el importe de los gastos correspondientes a electricidad y cualquier otro abastecimiento (agua, gas, telefonía, internet, etc.) que no tuviere la cualidad de almacenable.
12. Servicios de profesionales independientes
Se incluye dentro de este concepto el importe que se satisface a los profesionales por los servicios prestados a la actividad económica. Comprende los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etc., así como las comisiones de agentes mediadores independientes.
13. Primas de seguros
Se incluye dentro de este concepto el importe que se satisface a los profesionales por los servicios prestados a la actividad económica. Comprende los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etc., así como las comisiones de agentes mediadores independientes.
14. Otros gastos por servicios exterioresAquí entrarían gastos de investigación y desarrollo, transportes, servicios bancarios, publicidad y relaciones públicas.
15. Tributos fiscalmente deduciblesEl Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) o el Impuesto de Actividades Económicas (IAE), por ejemplo, se consideran gastos deducibles del IRPF para autónomos. También otros tributos de ámbito local como el Impuesto de Vehículos de Tracción Mecánica (IVMT).
Sin embargo, los recargos y las sanciones derivadas de la presentación tardía de declaraciones a la Agencia Tributaria no tienen la consideración de gastos fiscalmente deducibles.
Se incluyen todos los gastos derivados de la utilización de recursos financieros ajenos, para la financiación de las actividades de la empresa o de sus elementos de activo:
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Gastos de descuento de efectos y de financiación de los créditos de funcionamiento de la empresa.
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Recargos por aplazamiento de pago de deudas correspondientes a la actividad.
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Intereses correspondientes a aplazamientos y fraccionamientos de deudas tributarias, siempre que estén directamente relacionados con la actividad y correspondan al ejercicio.
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Intereses de demora tributarios procedentes de liquidaciones practicadas en procedimientos de comprobación y los devengados por la suspensión de la ejecución del acto administrativo impugnado (intereses suspensivos).
17. Gastos del titular de la actividad
Se incluyen dentro de esta categoría los siguientes conceptos a que aparecen diferenciados en la declaración del IRPF:
a. Seguridad social o aportaciones a mutualidades alternativas del titular de la actividad
b. Gastos de manutención del propio contribuyente incurridos en el desarrollo de la actividad económica
Gastos no deducibles en el IRPF
Según la normativa, no tienen la consideración de gastos fiscalmente deducibles, entre otros:
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Los que representen una retribución de los fondos propios
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Las multas y sanciones penales y administrativas.
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Las pérdidas del juego.
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Los donativos y liberalidades.
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Los gastos de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico.
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Los gastos de servicios correspondientes a operaciones realizadas, directa o indirectamente con personas o entidades residentes en países o territorios calificados reglamentariamente como paraísos fiscales.
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Las aportaciones a mutualidades de previsión social del propio empresario o profesional que den derecho a reducir la base imponible.