Presentación del 5º CFO Front Line Report en San Sebastián

10 consejos para el abordaje de la RPA (Robotic Process Automation)

Los datos del CFO Frontline Report y las entrevistas con los directores financieros cristalizan en diez consejos para automatizar con éxito en las organizaciones:

1 Automatizar no es opcional. No avanzar implica perder capacidad de reacción, llegar tarde a la información y quedar fuera del ritmo real del mercado.

2 Decidir con rigor es más importante que decidir rápido. Hay que ajustar la solución al tamaño y realidad de la empresa.

3 Priorizar por impacto y esfuerzo. Empezar donde el valor es inmediato. Porque además permite convencer a los nuestros de que esa tecnología es útil. Se trata de construir credibilidad interna.

4 Gestionar la automatización como un proceso humano, no solo técnico. Con formación, también al equipo financiero. Abandonar proyectos sin una explicación clara erosiona la credibilidad y dificulta cualquier iniciativa posterior.

5 Pensar el destino antes de diseñar el camino. Antes de automatizar, es imprescindible definir a dónde se quiere llegar y por qué, sin perder la necesaria flexibilidad.

6 La mejora continua es una responsabilidad del liderazgo financiero. La automatización no es un hito, es un hábito. Cuestionar, revisar y optimizar subprocesos es lo que permite encontrar nuevas palancas de eficiencia y valor.

7 Finalizar es tan importante como empezar. Uno de los riesgos más repetidos es la proliferación de proyectos que se quedan a medias. Continuidad y foco multiplican el retorno de la inversión.

8 Invertir en automatización es invertir en el rol del CFO. El enfoque se desplaza hacia el análisis, el negocio y la toma de decisiones. Automatizar es crear espacio para aportar valor donde realmente importa.

9 Empezar desde el conocimiento propio antes de apoyarse en terceros. Esto permite dialogar de igual a igual con partners, exigir soluciones relevantes y maximizar el valor del apoyo especializado.

10 Perder el miedo: el mayor riesgo es no actuar. El mensaje final es claro: no hacer nada es el mayor riesgo. Especialmente en empresas más tradicionales, la automatización ofrece más oportunidades que amenazas en términos de eficiencia, rentabilidad y control. La automatización no elimina valor; lo desplaza hacia donde es más estratégico.

Una orquesta acompasada y sin miedo a equivocarse

Hace quince años que en Orbea empezaron a automatizar procesos. Su directora financiera, Nagore Larrabeiti, tiene claro que la automatización es sinónimo de eficiencia y dedicación a lo importante. “Lo de hoy ya es pasado. Si nosotros tenemos que tomar una decisión y la información de hoy la tienes dentro de mes y medio, ya no vale para nada, vas tarde”

La incorporación de talento joven ha multiplicado la innovación: son muy autodidactas y llegan con iniciativa pero deben complementar esas capacidades con el conocimiento profundo de los procesos que atesoran los más veteranos. “Es un reto que todos vayamos acompasados”, señaló la CFO de Orbea en la presentación en San Sebastián. “Y tenemos que hacer que todos los grupos crezcan de forma conjunta”.

Una de las preocupaciones expresadas en el debate y en el propio barómetro de Bankinter es si se está invirtiendo con sentido en IA y automatización. ”Nunca vas a saber si estás invirtiendo en lo correcto o no. Hay que seguir haciendo cosas, esta rueda te lleva y ya no te puedes bajar. Y posiblemente tengamos equivocaciones, vendrá otra tecnología mejor, lo que hemos invertido no valdrá, pero nos habrá ayudado en nuestro trabajo”

Sin olvidar lo importante: la esencia de las personas, su visión, la capacidad de “ver y de oler un dato”, de aprovechar la oportunidad, de contar hoy con más escenarios. “Hay que aprender a convivir con ello, quitarle el miedo. Obviamente, dentro de 5 años habrá otras cosas, pero si no has ido creciendo con ello, dentro de 5 años estás obsoleto”, apunta la directora financiera de Orbea.

Y desde el conocimiento profundo de la propia empresa, tomar decisiones que no tienen que coincidir con otras compañías. Mantener tu propio ritmo. “Tienes que saber en qué momento estás de tu ciclo vital. Esto es cuestión de empezar e ir poco a poco. De nada vale hacer la casa por el tejado, porque las frustraciones en el camino también llegan” y pueden afectar a los equipos, según Nagore Larrabeiti.

“Creo que hay que escuchar, preguntar, saber de lo que te cuentan, si para ti es prioritario o no prioritario. Los grandes proyectos no surgen de la noche a la mañana, del cero al cien. Hay que pasar por todos los estados”, recomienda la CFO de Orbea.

Y terminó con un consejo de gran valor al abordar la automatización y la introducción de la IA: “Yo siempre digo: cuenta con qué personas tienes, qué datos son tuyos y qué procesos conoces muy bien. Me parece un punto de partida muy bueno”.

La IA es una herramienta, pero el control es nuestro.

En empresas pequeñas, medianas o grandes, la función financiera es la misma. De ahí que sea mucho más fácil estandarizar y escalar herramientas de automatización que en otras áreas.

Para Maite Etxarri, CFO de Mirai Investments Sinderor, la automatización en el área financiera, además, es intrínseca a un sector como el suyo, donde la fiabilidad y la mejora operativa son esenciales: hacer más toneladas con menos personas: “La aplicación en los procesos más financieros es la misma”.

Tampoco hay que divinizar la automatización como algo perfecto: no todo es oro en el día a día y no podemos prescindir de la intervención humana. “Hay mucho barrillo, como digo yo, de formatos diferentes, sistemas diferentes, formas de llegada diferente. Una vez que lo tienes montado, da igual procesar 100 que 1.000, que 100.000, pero siempre queda algo que tiene que ser gestionado por personas”.

Para Maite Etxarri es crucial que la tecnología no nos supere. “La tecnología, yo creo que tiene que acabar siendo transparente para el usuario. No me gusta el concepto de la IA como una caja negra. La IA es una herramienta, pero el control es nuestro”.

“Una de las cosas que le obligamos a hacer (a la IA) es a documentarse a sí misma, o sea, que documente paso a paso qué es lo que está haciendo, cómo está calculando. Porque, si no, un año después no se acuerda nadie y dirás: cómo saca este dato”, subrayó la directiva de Sidenor.

Estamos en un momento abrumador en que los cambios se suceden y hay que saber parar y ordenar. Pero va a ser apasionante, señala la CFO de Sidenor, y foros como los organizados por Bankinter son una oportunidad para escuchar otras experiencias y saber cómo se está invirtiendo y con qué resultados.

Automatización: eficiencia, control y calidad.

La tecnología, como señalan todos los CFO consultados este año, no es un fin en sí misma. Para Miguel Durán, director de Transformación e Inteligencia Artificial de Bankinter, lo que nos interesa es lo que aporta a la eficiencia de las operaciones. Pero, sobre todo, su impacto en la cuenta de resultados: “Se trata de una oportunidad de competir mejor en cualquier mercado que sea el que estés”.

Y el área financiera, como señala el CFO Front Line Report de Bankinter, ha liderado históricamente la innovación tecnológica, en inversión y en ejecución. “Esa voluntad de ser más eficiente siempre ha estado en las áreas financieras: después de la eficiencia viene el control y después del control viene la calidad”, señaló Miguel Durán.

Durante la mesa redonda en Donosti se conversó ampliamente sobre la importancia de la cultura de la transformación: hacer las cosas mal genera frustraciones y ya de por sí hay cierta resistencia al cambio por el miedo que genera la IA.

“Si no generas unas condiciones de confort para que los trabajadores de la empresa se sumen a ese cambio, lo que van a generar son anticuerpos”, dijo el director de IA de Bankinter, para quien la formación es crucial en materia de IA.

“Creo que será un acierto automatizar todo aquello que es repetitivo y manual para poder dedicar tiempo precisamente a extraer el máximo valor de la inteligencia artificial en la toma de decisiones, en la generación de información, en la personalización de servicio para los clientes”, observó Miguel Durán.

Un error común en las empresas es centrar el foco en el retorno de la inversión (ROI) en materia de IA, porque puede dejar fuera áreas donde no está tan clara la rentabilidad y crear disfunciones. Sin ser un fin en sí mismo, debe permear a toda la organización, según los intervinientes en el foro.

“En IA no puede ser el único driver el retorno de la inversión a la hora de decidir dónde estás invirtiendo. Tiene que haber una reserva también para otras áreas que no pueden quedarse atrás”, indicó Miguel Durán.