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Gastos deducibles para empresas: ¿qué desgrava y qué no?


05.02.2020

Escrito por: Redacción


La campaña de la Renta 2019 está un poco más cerca –comienza el próximo 1 de abril– y es el momento de ordenar papeles para entre otras cosas ver qué gastos te vas a poder deducir ante Hacienda.

¿Cuáles son los requisitos para que un gasto se considere deducible?

Si eres un profesional que determina los rendimientos de su actividad por el método de estimación directa, ten en cuenta que, para que los gastos sean deducibles, es necesario que:

  • Estén correlacionados con la actividad económica desarrollada
  • Cumplan los requisitos de correcta imputación temporal (es decir, en el ejercicio que corresponda), de registro en la contabilidad o en los libros registros, así como estar convenientemente justificados (generalmente factura completa).

Luis del Amo, secretario técnico del REAF del Consejo General de Economistas, explica que “la ley ya no dice aquello de qué gasto ha de ser necesario para desarrollar la actividad empresarial, sino que tiene que estar correlacionado con ella y encaminado a la obtención de un ingreso”.

Tampoco son un gasto deducible las liberalidades, aquellos gastos que ni están correlacionados con la actividad y son un acto voluntario. “Un donativo pude dar derecho a una reducción de la cuota del IRPF pero no es un gasto deducible”, aclara Del Amo.

La factura no es la única forma de justificar un gasto ni tenerla significa que ese gasto sea deducible si no cumple el resto de requisitos.

Gastos deducibles para empresas

Algunos gastos son más evidentes pero otros generan más problemas a la hora de valorar su deducibilidad. Veamos algunos con la ayuda del REAF:

Mutualidades

Si cotizas en el régimen de autónomos (RETA) puedes deducir fiscalmente en concepto de cantidades satisfechas a contratos de seguro concertados con mutualidades de previsión social que actúen como alternativas al RETA. Puedes deducirte en aquella parte que tenga por objeto la cobertura de las contingencias atendidas por la Seguridad Social, hasta la cuota máxima por contingencias comunes que esté establecida en cada ejercicio.

Gastos de trabajar en casa

Si realizas una actividad económica en tu vivienda habitual, podrás deducir los gastos de comunidad de propietarios, IBI, tasa de basuras, intereses o seguro en proporción a los metros cuadrados dedicados a la actividad en relación con la superficie total del inmueble.

En relación con los gastos de suministros de dicha vivienda, serán deducibles en el porcentaje resultante de aplicar el 30% a la parte del gasto proporcional a los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que la Administración o el contribuyente puedan probar una cuantía diferente.

Si como empresa pagas el alquiler de un local destinado al ejercicio de una actividad empresarial tendrás derecho a la deducción de este gasto. Además, también podrás deducir los gastos de suministros como agua y luz.

Desplazamientos

Las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de desplazamiento del empleado que se desplace fuera del centro de trabajo para realizar su tarea son deducibles siempre que estén justificadas, bien porque se estipulen unas cuantías en contrato o en el convenio de la empresa o porque los justificantes estén a nombre de la empresa.

Esas cantidades, si están dentro del artículo Dietas y asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia del Reglamento del IRPF, no constituirán rendimiento del trabajo para el trabajador (la otra cara de la moneda).

El teléfono móvil que se le da a un trabajador

El móvil corporativo que contemple uso laboral y personal será gasto para la empresa y retribución en especie para el trabajador, al menos en parte.

Si se trata de una persona física empresario o profesional que quiere deducir el móvil como un bien (de inversión) que utiliza en su actividad, la utilización deberá ser exclusiva (llamar y recibir llamadas solo para asuntos de su actividad económica). En caso contrario no será deducible

Vehículo

En el vehículo, si la propietaria o la arrendataria es una sociedad y lo cede (estando estipulado en el contrato) a un empleado, la amortización o la cuota de alquiler será un gasto deducible. Para el empleado será retribución en especie por la parte utilizada en su esfera privada. En caso de que no se le permita usar para fines privados (lo saca del garaje de la empresa y lo devuelve allí cuando termina), no se considerará retribución en especie.

Comidas con clientes

Los gastos correspondientes a comidas en restaurantes con clientes se consideran fiscalmente deducibles cuando vengan exigidos por el desarrollo de la actividad, con el límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo, junto con el resto de gastos de atenciones a clientes y proveedores.

El límite es el mismo en caso de empresa para el Impuesto de Sociedades. Sin embargo, los gastos destinados a la promoción no están sujetos al límite del 1%.

Sueldos

Las retribuciones a los empleados por sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones por gastos de viaje, retribuciones en especie (incluido el ingreso a cuenta siempre que no se haya repercutido a los perceptores), etc. son deducibles del Impuesto de Sociedades.

Si eres autónomo, las retribuciones del cónyuge o hijos menores, satisfechas por el titular de la actividad, son gastos fiscalmente deducibles si se puede probar que los familiares trabajan en la actividad en régimen de dependencia laboral.

Impuestos

Son fiscalmente deducibles, por ejemplo, el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) y el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) que recaiga sobre elementos afectos a la actividad.

Gastos financieros

El límite para deducir los gastos financieros netos del ejercicio en el Impuesto de Sociedades vendrá determinado por la mayor de las siguientes cantidades:

  • Un importe equivalente al 30 % del beneficio operativo del período.
  • Un millón de euros, si este fuese superior al anterior límite del 30 por ciento del beneficio operativo.

Otros gastos del personal como:

  • Gastos de formación del personal.
  • Contribuciones satisfechas por el empresario como promotor de un Plan de Pensiones del que resulten partícipes sus empleados,
  • Seguros de accidente del personal.

Se considera que hasta el importe de 1 millón de euros los gastos financieros netos serán deducibles.

Otros gastos deducibles

Siempre que exista una adecuada correlación con los ingresos de la actividad, son deducibles:

  • Adquisición de libros, suscripción de revistas profesionales y adquisición de instrumentos no amortizables.
  • Gastos de asistencia a cursos, conferencias, congresos, etc.
  • Cuotas satisfechas por el empresario o profesional a corporaciones, cámaras y asociaciones empresariales legalmente constituidas.

Gastos no deducibles para las empresas

Si eres una empresa, algunos gastos no vas a poder deducirlos del Impuesto de Sociedades. Por ejemplo:

  • Los gastos ocasionados por la retribución de fondos propios. No son deducibles los correspondientes a dividendos en especie, como es el gasto de compra de regalos que se entregan a los socios el día de la Junta de accionistas ni los gastos financieros derivados de la remuneración a los titulares de acciones sin voto o de acciones rescatables.
  • Las multas y sanciones penales y administrativas, el recargo de apremio y el recargo por presentación fuera de plazo de declaraciones-liquidaciones y autoliquidaciones.
  • Los donativos y liberalidades.
  • Las dotaciones a provisiones o fondos internos para la cobertura de contingencias idénticas o análogas a las que son objeto de los Planes de Pensiones.
  • Las cantidades por la aplicación de cláusulas suelo.
  • Los gastos de personal que correspondan a indemnizaciones derivadas de la extinción de la relación laboral, común o especial, o de la relación mercantil, de administradores o miembros de los Consejos de Administración, cuando superen, para cada perceptor, el mayor de los siguientes importes:
    • 1.000.000 de euros.
    • El importe establecido como obligatorio en el Estatuto de los Trabajadores por despido o cese.

Aquí puedes encontrar información sobre gastos deducibles: Agencia tributaria.

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