El papel sigue siendo un soporte bastante utilizado para la lectura de textos, la transmisión de información confidencial y el manejo de datos sensibles. Para evitar problemas, debemos recordar su importancia, extremar su protección y ponderar los peligros que pueden conllevar desatender la documentación impresa por vivir en un mundo cada vez más digitalizado.
La formación, prevención e información en materia de seguridad de los últimos años ha ido muy enfocada al mundo digital debido a su auge y a la aparición de nuevas amenazas. Sin embargo, ¿qué pasa con la información impresa? ¿Ya no supone un peligro?
Nada más lejos de la realidad. En estos momentos en los que la información “viaja” en numerosos soportes no nos podemos olvidar de la documentación impresa, ya que el celo que ponemos en el ámbito digital puede hacernos descuidar el cuidado de la información en papel. Dicha documentación sigue siendo un soporte muy utilizado que, al igual que la información digital, puede contener datos sensibles o confidenciales que debemos proteger.
Ejemplos habituales de documentación impresa
No toda la información sensible vive en una carpeta con el sello de “Confidencial”. A diario, tanto en el ámbito laboral como en el ámbito privado, podemos tratar con documentación impresa que contenga datos que requieren protección.
Por ejemplo:
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Documentos con datos de clientes y proveedores.
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Información sobre proyectos de la empresa, datos financieros o económicos.
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Datos personales propios o de terceros.
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CV´s de candidatos.
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Cartas con información de contacto.
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Cuadernos o simples papeles con apuntes de reuniones del trabajo.
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Recibos de suministros, etc.
Consejos para proteger la documentación en papel
Parece una obviedad, pero muchas veces no somos conscientes de situaciones comunes en las que desprotegemos y ponemos en riesgo la información en papel, con las consecuencias que ello puede acarrear.
Por ello, te ofrecemos los siguientes consejos y medidas de seguridad:
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No expongas información delicada a la vista de terceros: leer una documentación sensible en un tren, un autobús o en una simple cafetería puede exponer estos documentos a otras personas.
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No tires a la papelera documentación con formularios o datos personales: ni siquiera una carta que no abras y tires directamente con el destinatario a la vista.
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Recoge bien toda la documentación al acabar una reunión o tu jornada: evita dejar encima de una mesa en la sala de reuniones documentos confidenciales de trabajo o cualquier información delicada.
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Recoge al instante la documentación que imprimas: La fotocopiadora es un punto de alto riesgo. Dejar los documentos desatendidos en ellas puede dejarlos al alcance de cualquier persona. En el mejor de los casos, alguien podría cogerlos por accidente y perder su rastro, pero también podrían caer en mano de alguien que pasara por allí. Es recomendable tener un código para imprimir solo en el momento que estás delante.
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Almacena la información de manera segura: Cuando no la necesites, guárdala en cajones, armarios o despachos con llave.
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Elimina de manera segura la documentación que ya no sirva: usa las herramientas que tengas disponibles, como destructoras de papel o contenedores especiales. ¿No tienes ninguna de ellas? Córtalos con unas tijeras o destrúyelos con algo que facilite su ilegibilidad.
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No dejes encima de las mesas papeles que no vayas a utilizar: extrema las precauciones en sitios donde te sientas más seguro como tu mesa de trabajo, tu despacho o incluso tu casa, especialmente si están al alcance de terceras personas. Los CVs después de entrevistas, una escritura o un simple contrato que vayas a leer después debe estar fuera de la vista de cualquier mirada.
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Protege la información en los trayectos y viajes: Acciones como dejar los documentos confidenciales en el coche, facturarlos si coges un avión o dejarlos desatendidos en una silla mientras comes, los pueden poner en riesgo.
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Destruye las pegatinas de los paquetes de envíos: las cajas que nos llegan suelen contener nuestros datos personales de contacto. Elimínalos antes de bajarlos al contenedor y, por supuesto, no los dejes en la calle a la vista de cualquiera si el contenedor está lleno.
- Guarda la documentación entre cliente y cliente: Si trabajas recibiendo a clientes, pacientes o cualquier otro tipo de personas con las que te relaciones, recuerda recoger todo bien antes de recibir en tu mesa al siguiente para evitar exponer la información.
Incorporando estas buenas prácticas de seguridad en tu día a día podrás limitar la protección de la información impresa que tengas a tu alrededor.
¡Y recuerda, seguridad somos todos!
