Las empresas españolas esperan la llegada de miles de millones de euros procedentes de la UE que tendrán como destino, entre otros fines, la digitalización de la pequeña y mediana empresa. Así, durante los tres próximos años van a existir oportunidades para que las PYMEs financien importantes inversiones,para lo que es necesario que las empresas tengan una estrategia digital para ser capaces de sacar provecho del maná de los fondos europeos.
| 14 de abril | Webinar gratuito: El ABC de la digitalización de una PYME |
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Cómo hacer un plan de digitalización para tu empresa paso a paso
El Plan de Digitalización ha de abordarse por la gerencia y ha de ser el fruto de un importante proceso de reflexión estratégica en el que estén implicados todos los directivos de las áreas clave de la empresa.
A continuación, te proponemos un sencillo esquema que te servirá de ayuda en su proceso de reflexión.
1. Análisis preliminar
El primer paso antes de emprender un proceso de digitalización de la empresa es realizar un análisis que integre el diagnóstico interno con un análisis de la competencia. Se trata, simple y llanamente, de evaluar cuáles son los activos y capacidades digitales de la empresa y cual es la situación de la empresa en el entorno competitivo.
Existen muchas herramientas gratuitas en el mercado que te pueden ayudar a realizar esta primera aproximación.
Te recomendamos dos:
El plan de Digitalización se puede estructurar en tres grandes áreas.
2. Digitalización interna
En esta área encontramos todo lo relacionado con la organización y los procesos de la empresa.
Debemos reflexionar sobre las posibilidades de automatizar y hacer más eficientes tareas de los procesos de almacenamiento y fabricación, por medio de tecnologías como la inteligencia artificial, el Internet de las cosas o la impresión 3D.
La implantación de un ERP (Enterprise Resource Planning) es esencial para asegurar el dato único, conectar todas las áreas de la empresa y reducir la fricción entre el trabajo de los distintos departamentos. Del mismo modo, la utilización de un CRM (Customer Relationship Management) permitirá integrar toda la información de la fuerza de ventas, hacer más eficiente el trabajo de los comerciales y automatizar gran parte de las funciones de la dirección de marketing.
La infraestructura tecnológica tiene una especial relevancia. Cada vez es más relevante el número de PYMEs que desisten de tener sus propios servidores físicos y acceden a soluciones en la nube, para lo cuál es esencial garantizar el acceso a la banda ancha tanto fijo como móvil.
Por último, no debemos dejar de prestar atención a la ciberseguridad, a menudo, el talón de Aquiles de muchos pequeños negocios. Y es que, según el INCIBE, el 40% de los ataques cibernéticos que se producen en España se hacen contra pequeñas empresas. Entre ellos destacan el phishing o suplantación de personalidad y el Ransomware, una especie de secuestro virtual de los activos digitales de la empresa. Por eso es importante que los negocios y las pequeñas empresas pongan atención en la seguridad y contraten los servicios necesarios para asegurar la continuidad de su negocio
3. Digitalización externa
La digitalización externa de la PYME tiene que ver con su estrategia en Internet. Hoy en día contar con una página web que sirva como tarjeta de presentación se ha convertido en algo imprescindible para cualquier empresa. Pero el alcance de la presencia digital de la PYME será muy distinto en función de cuáles sean sus objetivos en la red. No es lo mismo estar en Internet solo para dar una buena imagen, que convertir nuestra página web en una herramienta para captar el interés y darnos a conocer a nuevos clientes o, incluso, convertirla en un canal de atención y venta. Para tomar esta decisión es clave conocer cómo es el proceso de compra de nuestros clientes y cuál es la experiencia que desean tener con nosotros.
Si la PYME quiere utilizar Internet para darse a conocer, es necesario que cuente con una estrategia SEO que le asegure que la página web de la empresa aparezca en la primera página de Google cuando el cliente potencial realiza una búsqueda relacionada con los productos y servicios que vende la empresa.
Una de las formas de conseguir un buen posicionamiento es generar contenidos atractivos para el cliente potencial que permitan que la empresa se dé a conocer en el mercado y se generen visitas de calidad en su página web.
La estrategia de posicionamiento orgánico siempre se podrá completar con la contratación de publicidad en Google o en otros buscadores.
Las redes sociales se han convertido también en un importante medio de comunicación para la empresa, que permiten, no solo dar a conocer la empresa, sino generar engagement y escuchar a los clientes.
Por último, si la empresa pretende utilizar Internet como canal de ventas, tendrá que definir una estrategia e-commerce que puede pasar tanto por montar su propia tienda on line como por participar en plataformas de venta on line como Amazon o Ali Express.
4. Equipo digital
La digitalización interna y externa permite a la PYME desarrollar activos digitales. Pero los activos digitales sirven de poco si la empresa no es capaz de digitalizar su equipo. Para ello es necesario fomentar la colaboración y comunicación entre los miembros del equipo por medio de herramientas de colaboración como Office 365 y la suite de Google.
También es necesario que los líderes y mandos intermedios desarrollen un estilo directivo que permita hacer realidad la transformación digital de la empresa, fomentando la innovación y empoderando y generando autonomía en el equipo.
Y, por último, y no menos importante, hay que desarrollar las competencias digitales del equipo, dotando a todos los empleados de las habilidades digitales necesarias, entre las que están gestionar la información, comunicarse digitalmente, trabajar en red y aprender de forma continua.
5. Plan de acción
Una vez que la dirección de la empresa tiene clara todas las cuestiones anteriores, será necesario confeccionar un plan que incluya todas las acciones necesarias, el momento en el que van a ser ejecutadas, los recursos destinados a cada una de ellas y los responsables de cada una de las acciones.
Para elaborar su plan de transformación digital de su PYME no es preciso que realice una gran inversión en consultoría, aunque es recomendable contar con algún tipo de apoyo externo que le ayude a facilitar las reuniones y le aporte una visión externa a su empresa.
El plan de digitalización de su empresa es una herramienta indispensable. Si se salta este paso y decide optar a los fondos europeos sin realizar esta reflexión previa, se equivocará, por mucho dinero que su empresa reciba.
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